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就職内定者のビジネスマナー　　

【項目】
1.　ビジネス電話のマナーと基礎知識
2.　メールのマナーと基礎知識


1.　ビジネス電話のマナーと基礎知識
　◆職場での電話応対は会社の顔です。「電話の第一声」で会社のイメージが決まってしまいます。
　　いつもの声は低く暗いイメージに伝わります。ビジネス電話は音階の「ソ」の発声を意識しましょう。
　　電話で一番大切なことは「聞いていただく」という姿勢を最後まで崩してはならないということです。

　◆電話の四原則とは「正確」「迅速」「親切」「丁寧」を言います。
　　そんなつもりではなくとも、意識し続けないと『（ぞんざい）で（横柄）な印象を与えやすい』という
　　ことを自覚しましょう。

　①電話の受け方
 順番 ポイント・会話 
 1.　すぐに出る ①　メモの用意
②　ベルは2鈴以内。3鈴以上は「お待たせ致しました」
　　5鈴以上は「大変お待たせ致しました」
 2.　会社名、課名、氏名を名乗る ①　挨拶、出だしの言葉
　　「はい。」　（「もしもし」とは言わない）
　　「おはようございます。」　（朝10時まで）
②　会社名、所属、名前を名乗る
 3.　相手を確認する ・「○○の□□様でいらっしゃいますね」
・相手が名乗らないときは
　「失礼ですが（恐れ入りますが）どちら様でいらっしゃいますでしょうか」
 4.　挨拶をする ・「いつもお世話になっております」
 5.　用件を聞く ・相づちをうちながら（5W2H（3H）の要領で） 
 6.　用件をメモし復唱する ・要点を必ず復唱し、先方に確認する
・「確認させて頂きます」「復唱させて頂きます」
 7.　伝言を受け取るときは、必ず名乗る ・「私は○○と申します。確かに承りました」
・伝言を頼まれたと時
　「私、□□課の○○と申します。確かにご伝言を承りました」
 8.　挨拶をする 「よろしくお願い致します」
「ありがとうございました。失礼いたします」
 9.　受話器を置く  （フックを使って静かに）

　②電話の取次ぎ方
 順番 ポイント・会話 
 1.　取り次ぐ相手が在籍の場合  ・「誰から」「誰に」をはっきり確認し取り次ぐ
　　「少々お待ちください。○○と変わります」
　　「○○でございますね。少々お待ちくださいませ」
 2.　取り次ぐ相手が不在の場合 ①　不在のお詫びを言う
②　こちらから電話をするか、伝言でよいか相手の都合を伺う
　　・外出中の場合
　　　「申し訳ございません。あいにく○○は只今外出しております。
　　　　いかがいたしましょうか」
　　・電話中の場合
　　　「申し訳ございません。○○は只今他の電話にかかっております。
　　　　いかがいたしましょうか」
　　・席に不在の場合
　　　「申し訳ございません。○○は只今、席を外しております。
　　　　いかがいたしましょうか」
　　　　（※注意　お客様に対しては「席空き」という表現は使わない）

2.　メールのマナーと基礎知識
　メールは瞬時に相手に届けることができる。自分や相手の時間を拘束しない。同じ文を複数の人に同時に
　送ることができる等メリットがありますが、リアクションをすぐに引き出すことができない、簡便な印象を
　与えてしまうなどのデメリットもあります。

　仕事では内容によっては手紙や電話と併用することが大切です。特に目上の方や対外的な取引など、初めて
　の方にメールを使うのは失礼な場合がありますので職場でよく確認してください。

　下記のメールは、当オフィスに届いたメールの一文です。
　適切かつマナーを備えた優秀な一文ですので参考にしてください。



　＜電子メールのポイント＞
　　①、②　宛先
　　　「敬称を付ける」
　　　　アドレス登録する際、「様」をつけておく。
　　③件名
　　　「具体的かつ簡潔に」
　　　　×「会議の件」　　　⇒　○「△月△日の会議の件」
　　　　×「参加申込書の件」⇒　○「△△説明会　参加申込書の件」
　　　　×「こんにちは」
　　　　×「ご無沙汰しております」
　　④本文の宛先
　　　「略さない」
　　　　×(株)△△　　田中様
　　　　○株式会社　△△　　□□部　　　　　　
　　　　　部長　田中　一郎様
　　⑤挨拶
　　　「候の挨拶は不要」
　　　　×拝啓　春暖の候、益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。
　　⑥用件
　　　・一行の長さ、本文の長さに注意
　　　・一行の字数は３５字程度で改行し、段落ごとに改行する
　　　・メールの長さは原則１スクロール以内の分量にする　
　　⑦結び
　　　返信依頼・結びの言葉
　　　例）ご協力のほど、よろしくお願いいたします。